Compliance coraz częściej pojawia się w rozmowach o zarządzaniu firmą, ale wciąż wiele przedsiębiorstw traktuje go jak wymóg narzucony z zewnątrz, a nie element strategii. Tymczasem dobrze zaprojektowany system zarządzania zgodnością potrafi przynieść firmie wymierne korzyści, niezależnie od jej wielkości.
Czym jest compliance i kogo dotyczy?
Pojęcie compliance odnosi się do zgodności działania organizacji z obowiązującymi przepisami prawa, regulacjami branżowymi oraz przyjętymi wewnętrznie standardami etycznymi. W praktyce chodzi o to, by każda decyzja podejmowana w firmie pozostawała w granicach wyznaczonych przez prawo i własne wartości organizacji.
Co ważne, compliance nie jest domeną wyłącznie dużych korporacji, instytucji finansowych czy spółek notowanych na giełdzie. Każdy podmiot, który zatrudnia pracowników, przetwarza dane osobowe, zawiera umowy z kontrahentami lub prowadzi sprzedaż podlega wielu regulacjom jednocześnie. Różnica między podmiotami polega nie na tym, czy compliance ich dotyczy, lecz na stopniu sformalizowania systemu i zasobach przeznaczonych na jego obsługę.
Filary skutecznego systemu
Dobrze zaprojektowany system zarządzania zgodnością to nie zbiór dokumentów leżących w szufladzie, lecz żywy mechanizm wpisany w codzienne funkcjonowanie firmy. Jego trwałość opiera się na wzajemnie powiązanych elementach.
- Zaangażowanie zarządu - ton etyczny organizacji wyznacza jej kierownictwo. Bez realnego zaangażowania zarządu system compliance nie zadziała. Procedury powinny być widoczne w decyzjach, nie tylko w dokumentach.
- Mapa ryzyk - rzetelna identyfikacja obszarów, w których naruszenie przepisów jest najbardziej prawdopodobne lub dotkliwe - od polityki cenowej po relacje z zagranicznymi kontrahentami.
- Polityki i procedury - konkretne zasady działania z jasnym podziałem odpowiedzialności. Procedury powinny być zrozumiałe, aktualne i rzeczywiście stosowane.
- Kultura i szkolenia - Pracownicy nie przestrzegają zasad, których nie znają. Regularne szkolenia dostosowane do stanowisk oraz bezpieczny kanał zgłaszania nieprawidłowości budują trwałą kulturę zgodności.
- Monitoring i audyt - *Compliance *to proces ciągły, nie jednorazowy projekt. Regularne przeglądy, audyty wewnętrzne i aktualizacje w odpowiedzi na zmiany prawa pozwolą na utrzymanie systemu w stanie skutecznym. Ile kosztuje brak zgodności?
Skutki zaniedbania compliance mogą być znacznie poważniejsze niż sam koszt budowy systemu. Organizacje, które ignorują ten obszar, mogą narazić się na kilka kategorii ryzyka jednocześnie.
- Kary finansowe - w przypadku naruszeń przepisów o ochronie danych osobowych nawet do 20 mln euro lub 4% globalnego obrotu rocznego; podobna skala obowiązuje w obszarze prawa konkurencji.
- Konsekwencje prawne - brak odpowiednich procedur bywa punktem wyjścia do zarzutu niedochowania należytej staranności, a w konsekwencji może prowadzić do odpowiedzialności cywilnej, administracyjnej lub karnej,
- Utrata licencji i kontraktów - szczególnie bolesna w sektorach regulowanych i przy ubieganiu się o zamówienia publiczne, gdzie compliance może stanowić formalne kryterium dopuszczenia.
- Szkoda reputacyjna - w środowisku mediów społecznościowych informacja o naruszeniu przepisów może wyrządzić trwalszą szkodę niż jakakolwiek sankcja finansowa. Warto też pamiętać, że prawo nakłada na podmioty zarządzające danym przedsiębiorstwem pozytywny obowiązek zapewnienia zgodności z przepisami, bierność nie jest więc neutralną postawą.
Jak wdrożyć system compliance krok po kroku?
Budowanie systemu zarządzania zgodnością najłatwiej jest podzielić na poszczególne etapy, które można realizować stopniowo.
- Audyt wyjściowy – pierwszym krokiem jest ustalenie, jakie przepisy obowiązują w danej branży, które ryzyka są najistotniejsze i co już funkcjonuje poprawnie. To będzie stanowić punkt wyjścia do dalszych działań,
- Projektowanie - kolejny krok to opracowanie polityk i procedur dopasowanych do zidentyfikowanych ryzyk, z jasnym podziałem ról i odpowiedzialności za kluczowe decyzje.
- Wdrożenie - na tym etapie przeprowadzane są szkolenia, uruchamiane kanały zgłaszania nieprawidłowości i wdrażane narzędzia wspierające przestrzeganie procedur na co dzień.
- Aktualizacja i monitoring - prawo się zmienia, a wraz z nim ryzyka. Regularny przegląd systemu pozwala utrzymać jego aktualność i skuteczność. Dla firm działających w wielu obszarach regulacyjnych jednocześnie warto rozważyć wdrożenie systemu zgodnego z normą ISO 37301, międzynarodowym standardem zarządzania zgodnością, który integruje się m.in. z ISO 27001 w zakresie bezpieczeństwa informacji.
Compliance jako element przewagi konkurencyjnej
Dobrze zbudowany system zarządzania zgodnością to nie tylko tarcza przed konsekwencjami prawnymi, może również stanowić argument biznesowy. Transparentność procesów i przewidywalność działania firmy przekłada się na wyższe zaufanie klientów, inwestorów i partnerów. Dojrzały system compliance bywa też pomocny przy due diligence, pozyskiwaniu finansowania czy realizacji projektów publicznych.
W dobie rosnących wymagań ESG system zarządzania zgodnością staje się też elementem oceny przez fundusze inwestycyjne i kontrahentów wrażliwych na standardy governance. Compliance przestaje być tylko kosztem prowadzenia działalności - staje się fundamentem, na którym buduje się stabilny i odpowiedzialny biznes.
Prowadzisz spółkę i masz sprawę do rozwiązania?
Od tego pytania zaczyna się większość rozmów z prawnikiem. Konsultacja jest płatna, 600 zł netto. Płacisz za realną poradę: powiemy, czy masz problem prawny, co da się z nim zrobić i ile to mniej więcej kosztuje. Na nic dalej Cię to nie wiąże, a przepisy zostaw nam, od tego jesteśmy.
- 1 Rozmowa
Mówisz, co się dzieje, własnymi słowami.
- 2 Co dalej
Powiemy, jakie masz wyjścia i ile to kosztuje.
- 3 Działamy
Dajesz zielone światło i sprawa jest nasza.
Specjalizuje się w prawie cywilnym, handlowym i gospodarczym. W dziale korporacyjnym i energetycznym jej działania opierają się głównie na obsłudze korporacyjnej spółek, opiniowaniu i przygotowywaniu umów handlowych, sporządzaniu pism procesowych i pozaprocesowych oraz przygotowywaniu analiz i opinii prawnych, w szczególności ze sfery prawa gospodarczego i prawa energetycznego. Dysponuje doświadczeniem zawodowym również w zakresie postępowań administracyjnych oraz cywilnych, które zdobywała w warszawskich…
Zobacz profil →Nie przegap kolejnej analizy
Co miesiąc najważniejsze nowelizacje i ich praktyczne skutki dla biznesu, zebrane i zinterpretowane przez prawników HWW.
